Kurumsal Seyahat Politikası 101

‍

Uçuşları onayladınız. Oteli rezerve ettiniz. Takvimi bloke ettiniz ve müşteriyi bilgilendirdiniz. Ancak yolculuğun genellikle en son halledilen bir kısmı var ve bu, yöneticinizin ilk ve son fark edeceği kısımdır: Kara ulaşımı.
‍

Kurumsal seyahatleri yöneten kişisel asistanlar ve yönetici asistanları için bu işi doğru yapmak sadece lojistikle ilgili değil. Yöneticinizin zamanını, şirketinizin itibarını ve işler planlandığı gibi gitmediğinde kendi akıl sağlığınızı korumakla ilgili. Bu kılavuz, bilmeniz gerekenleri ayrıntılı olarak ele alıyor.
‍

Kara Taşımacılığı Neden Düzgün Bir Politikayı Hak Ediyor?
‍

Çoğu şirketin uçuşlar, oteller ve masraflar konusunda net politikaları vardır, ancak kara ulaşımı genellikle gri bir alana girer. Sonuç? Tutarsız rezervasyonlar, beklenmedik maliyetler ve Uber'in fiyatı 90 sterline çıkarıp sürücünün iki kez iptal etmesi nedeniyle Heathrow'da mahsur kalan yöneticiler gibi durumlar.

Açık ve yazılı bir kara ulaşım politikası belirsizliği ortadan kaldırır. Yolculara nelerin geri ödenip nelerin ödenmediğini söyler, hizmet seviyesiyle ilgili beklentileri belirler ve yolcu taşıma yetkililerine ve seyahat acentelerine harcamalar konusunda sorgulandıklarında savunulabilir bir çerçeve sunar.

Şirketinizin henüz bir planı yoksa, bu makale iyi bir başlangıç ​​noktası olabilir.
‍

Lisanslama: Çoğu İnsanın Gözden Kaçırdığı Detay
‍

Tüm özel kiralık araçlar aynı değildir ve Londra'da bu fark yasal açıdan önem taşır.

Londra'da yolcu taşımacılığı yapan her türlü aracın Londra Ulaşım İdaresi (TfL) tarafından lisanslanması zorunludur. Bu, araç, sürücü ve işletmeci için geçerlidir. TfL lisanslı bir işletmeci, sürücü geçmişi kontrolleri, araç durumu, sigorta ve şikayet yönetimi gibi konularda titiz standartlara uymak zorundadır.

Airport Executive (Operatör Lisansı 402) gibi TfL lisanslı bir operatör aracılığıyla rezervasyon yaptığınızda, net bir hesap verebilirlik ile resmi, düzenlenmiş bir hizmet alırsınız. Tüketici uygulaması veya gayri resmi bir düzenleme yoluyla lisanssız veya yetersiz lisanslı bir sağlayıcı aracılığıyla rezervasyon yaptığınızda, bu koruma genellikle siz farkına bile varmadan ortadan kalkar.
‍

Kara taşımacılığı tedarikçisini onaylarken nelere dikkat edilmeli:

• Geçerli bir TfL Operatör Lisansına sahipler mi? (TfL web sitesinde kolayca doğrulanabilir)
• Sürücülerinin her birinin ayrı ayrı ehliyeti var mı?
• Uygun işe alım ve ücret sigortaları var mı?
• Resmi bir şikayet süreçleri var mı?
  ‍

Bir tedarikçi bu dört sorunun tamamına net bir şekilde cevap veremiyorsa, başka bir tedarikçi arayın.
‍

Hizmet Katmanlarını ve Her Birini Ne Zaman Kullanmanız Gerektiğini Anlamak
‍

Kurumsal kara taşımacılığı genellikle üç kategoriye ayrılır. Aralarındaki farkı bilmek, rezervasyonu etkinliğe uygun hale getirmenize yardımcı olur.
‍

Ekonomi Sınıfı: Genellikle VW, Tesla veya benzeri, profesyonel ve konforlu bir sedan veya station wagon araç. Tek başına iş seyahatleri, havaalanı transferleri ve rutin kısa mesafeli yolculuklar için uygundur. Temiz, dakik ve ekonomiktir .
‍

Business Class: Genellikle Mercedes E-Class veya eşdeğeri olan üst düzey yönetici aracı. Üst düzey yöneticiler, VIP müşteriler veya sunumun önemli olduğu durumlar için uygundur. İç mekan ortamı belirgin şekilde daha üstün, daha sessiz, daha geniş ve hareket halindeyken çalışmaya daha uygundur .
‍

Birinci Sınıf: En üst seviyemiz, VIP seyahatler ve yolculuğun kendisinin deneyimin bir parçası olduğu durumlar için ayrılmıştır. Araçlar arasında Mercedes S-Serisi ve uçak tarzı yatırılabilir koltuklar, artırılmış gizlilik ve birinci sınıf kabin kaplamalarıyla donatılmış, özel olarak modifiye edilmiş Mercedes V-Serisi versiyonları bulunmaktadır. Yönetim kurulu ziyaretleri, yüksek profilli konuklar veya sakin ve hazır bir şekilde varması gereken yöneticiler için uygun bir seçimdir .
‍

İyi bir seyahat politikası, hangi seyahat kategorisinin hangi yolcu sınıfı veya seyahat türü için uygun olduğunu belirtir. Bu, tatsız konuşmaları önler ve harcamanın orantılı olmasını sağlar.

‍

Havalimanı Transferleri: Zaman Kazandıran Detaylar
‍

Havalimanı transferleri, kurumsal kara ulaşımı rezervasyonlarının en yaygın olanıdır ve doğru planlama yapılmadığı takdirde ters gitme olasılığı en yüksek olanıdır.
‍

Uçuş takibi önemlidir. Profesyonel bir şoförlü araç hizmeti sağlayıcısı, yöneticinizin uçuşunu gerçek zamanlı olarak takip edecek ve uçuş gecikirse alma saatini otomatik olarak ayarlayacaktır. Bu, ek bir ücret değil, temel bir beklenti olmalıdır. Rezervasyon yaparken bunun dahil olup olmadığını her zaman teyit edin .
‍

Karşılama ve uğurlama hizmeti ile kaldırım kenarı hizmeti arasındaki fark. Gelen yolcular için, karşılama ve uğurlama hizmeti, şoförünüzün terminalin içinde, elinde isim levhasıyla, geliş kapısında hazır bulunması anlamına gelir. Üst düzey yöneticiler veya uluslararası ziyaretçiler için bu doğru seçimdir. Kaldırım kenarı hizmeti (şoför dışarıda bekler) daha ucuzdur, ancak yolcunun terminalde kendi başına yolunu bulup aracı bulması gerekir; bu durum normal yolcular için uygundur, ancak konuklar için daha az uygundur .
‍

Bekleme süresi politikası. Saygın operatörler, pasaport kontrolü ve bagaj işlemleri için inişten sonra standart bir ücretsiz bekleme süresi (genellikle 60 dakika) sunmaktadır. Rezervasyon yapmadan önce, fatura kesildikten sonra değil, operatörünüzün neleri kapsadığını anlayın.

Havalimanı ücretleri. Heathrow ve Gatwick'teki terminale yolcu indirme ve alma ücretleri önemli ölçüde arttı. Sadece Gatwick bile geçen yıl yolcu indirme ücretini %67 oranında artırdı. Bunlar meşru geçiş maliyetleridir ve faturanızda ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Eğer gösterilmezlerse, sessizce ücrete dahil ediliyorlar veya daha kötüsü, hiç ödenmiyorlar .
‍

Kurumsal Hesapları Yönetme: Neler Talep Etmelisiniz?
‍

Şirketiniz düzenli olarak kara taşımacılığı rezervasyonu yapıyorsa, kurumsal bir hesap açmak faydalı olacaktır. İyi yönetilen bir kurumsal hesabın sunması gerekenler şunlardır:

• Aylık birleştirilmiş faturalama: Her yolculuk için ayrı ayrı makbuz yerine, tüm yolculukları kapsayan ve net iş referansları içeren tek bir fatura.
• İsimlendirilmiş hesap yönetimi: Tercihlerinizi bilen ve acil rezervasyonları halledebilen bir yetkili kişi.
• Yolcu raporlaması: Yolcuya, yolculuk türüne ve maliyet merkezine göre ayrıntılı döküm, dahili mutabakat için faydalıdır.
• Sabit veya önceden belirlenmiş fiyatlar: Yaygın güzergahlar için (örneğin Londra merkezinden Heathrow'a) önceden belirlenmiş fiyatlandırma, ücret değişkenliğini ortadan kaldırır ve bütçelemeyi kolaylaştırır.
• KDV uyumlu faturalama: İş seyahatlerinde ödenen KDV'yi geri almak için şarttır; tedarikçinizin KDV kayıtlı olduğundan ve uygun vergi faturaları sağladığından emin olun.
  ‍

Airport Executive'de kurumsal hesaplar, bireysel rezervasyonlarda uygulanan Yönetim Rezervasyon Ücretinden muaftır; bu da düzenli müşteriler için kolay bir tasarruftur. Ayrıca 14 günlük ödeme vadesi de sunuyoruz.
‍

Çoğu seyahat şirketinin sessizce kaldırdığı tek şey
‍

Şunu açıkça belirtmekte fayda var: Çok sayıda seyahat ve ulaşım şirketi, müşteri hizmetleri ekiplerinin yerini sohbet robotları, otomatik yanıtlar ve self-servis portallarıyla değiştirdi. Rutin sorular için bu yönetilebilir bir durum. Ancak zaman açısından hassas veya gerçekten acil bir durum söz konusu olduğunda, örneğin kaçırılan bir bağlantı, kafası karışmış bir sürücü, toplantıyı kaçırmak üzere olan bir yönetici gibi durumlarda, son derece sinir bozucu oluyor.

Bir kişisel asistan veya yönetici asistanı olarak, desteklediğiniz kişiler adına zaten büyük bir sorumluluk taşıyorsunuz. Akşam 8'de bir sorun çıktığında, en son ihtiyacınız olan şey, soruyu anlamayan otomatik bir yanıt beklemek için bir sohbet penceresine yazmaktır.

“Airport Executive olarak, işleri farklı yapmayı bilinçli olarak tercih ettik. Telefonlarımıza gerçek kişiler, dakikalar içinde değil, menüde gezinmek zorunda kalmadan veya geri arama sistemi üzerinden değil, saniyeler içinde cevap veriyor. Bizi aradığınızda, işletmeyi bilen, rezervasyonunuzu bilen ve size gerçekten yardımcı olma yetkisine sahip biriyle konuşuyorsunuz.” — Chris Nixon, CEO, Airport Executive

Chris sözlerine şöyle devam ediyor: "Bunun, üst düzey bir hizmetin nasıl olması gerektiği konusunda bize tam olarak uygun olduğunu düşünüyoruz. Ancak bunun olması gerekenden daha nadir hale geldiğini de biliyoruz; bu nedenle kara taşımacılığı tedarikçilerini değerlendirirken bunu açıkça belirtmekte fayda var . "
‍

‍

Herhangi bir kara taşımacılığı sağlayıcısını değerlendirirken şu soruları sorun:

• Çalışma saatleri boyunca insan tarafından cevaplanan doğrudan bir telefon numarası var mı?
• Acil bir sorguya ortalama yanıt süreleri ne kadar?
• Yolculuk sırasında bir sorun çıkarsa kiminle iletişime geçersiniz?
• Kararlar anında verilebilir mi, yoksa her istisna için yöneticinin geri aranması mı gerekir?
  ‍

Verilen cevaplar, o şirketin baskı altında nasıl performans göstereceği hakkında size çok şey anlatacaktır.
‍

Seyahatlerde bazen olduğu gibi, işler ters gittiğinde esnek ve adil olmaktan gurur duyuyoruz. Küçük yazılarla gizlenmiyoruz. Mantıklı kararları hızlıca alıyor, her durumu kendi şartlarına göre değerlendiriyor ve asla birlikte çalışmanız gereken şirketle mücadele ediyormuş gibi hissetmemenizi sağlıyoruz.

Bir yönetici asistanı veya idari asistan için, bir tedarikçiyle bu tür bir ilişki lüks değil, mesleki bir zorunluluktur.
‍

Beklenmedik Durumlarla Başa Çıkmak: Acil Durum Planınız
‍

En iyi planlanmış yolculuk bile aksayabilir. İşte nasıl hazırlanacağınız:
‍

Eğer grev veya büyük bir aksama olursa: TfL grevi, Eurostar gecikmeleri veya şiddetli hava koşulları özel araç kiralama talebinde ani artışlara neden olabilir. Lisanslı bir şoförlü araç operatörüyle sürekli bir ilişki içinde olmak, tüketici uygulamalarında müsaitlik için rekabet etmemeniz anlamına gelir. Bilinen aksama dönemlerinde mümkün olduğunca erken rezervasyon yaptırın.

Yönetici planları son dakika değişirse: İhtiyacınız olmadan önce operatörünüzün iptal politikasını öğrenin. Çoğu saygın operatör, makul bir ücretsiz iptal süresi sunar. Bunu önceden bilmek, gereksiz ücretlere katlanmak yerine değişiklikleri güvenle yapmanızı sağlar.

Sürücü gelmezse: Lisanslı bir işletmecinin özen yükümlülüğü ve şikayet süreci vardır. Saati, rezervasyon referansını ve tüm iletişim girişimlerini belgeleyin, ardından resmi bir yanıt isteyin. Uygulama tabanlı bir hizmette bu süreç genellikle şeffaf değildir ve sinir bozucudur. Lisanslı bir işletmecide ise açık bir sorumluluk zinciri vardır .
‍

Giderler ve KDV Hakkında Bir Not
‍

Kişisel asistanlar ve idari asistanlar için masraf bildirimlerini yönetirken, kara taşımacılığı, özellikle yolculuklar Londra ile Birleşik Krallık'ın geri kalanı arasında gerçekleştiğinde, KDV açısından karmaşıklık yaratabilir.

Basit kural: Aldığınız her faturada tedarikçinin tam yasal adı, adresi, KDV kayıt numarası, hizmetin açıklaması ve KDV tutarının ayrı olarak gösterildiğinden emin olun. Bunlar olmadan KDV iadesi talep edilemez.

Şirketiniz uluslararası seyahatler gerçekleştiriyorsa, yurtdışına yapılacak yolculuklar için Birleşik Krallık merkezli bir operatör aracılığıyla yapılan transferlerin genellikle sıfır oranlı olduğunu, yani Birleşik Krallık KDV'sinin uygulanmadığını unutmayın. Operatörünüz bunu faturada doğru şekilde yansıtmalıdır.

Şüphe duyduğunuz durumlarda, yeni bir tedarikçiyi onaylamadan önce finans ekibinizle görüşün.
‍

Kara Taşımacılığı Politikanızı Oluşturmak: Basit Bir Çerçeve
‍

Sıfırdan bir poliçe oluşturuyorsanız veya mevcut bir poliçeyi güncelliyorsanız, ele almanız gereken temel unsurlar şunlardır:

1. Onaylı tedarikçiler: Tercih ettiğiniz lisanslı operatörlerin adlarını belirtin ve rezervasyonların onlar aracılığıyla yapılması gerektiğini açıkça ifade edin.
2. Hizmet seviyesi kılavuzu: Hangi araç kategorisinin hangi yolcu seviyesine veya duruma uygun olduğunu tanımlayın.
3. Rezervasyon için önceden bildirim süresi: Minimum bir bildirim süresi belirleyin (standart rezervasyonlar için 24 saat yeterlidir; etkinlikler veya grup seyahatleri için daha uzun süre gerekebilir).
4. Geri ödeme limitleri: Sefer başına net üst sınırlar belirleyin veya onaylanmış güzergah fiyatlandırması yapın.
5. Makbuz ve KDV gereklilikleri: Gider talepleri için hangi belgelerin gerekli olduğunu belirtin.
6. Mesai saatleri dışında iletişim: Sabah 6'da bir sorun çıkması durumunda aranabilecek bir numara olduğundan emin olun.
   ‍

Bu altı maddeyi kapsayan tek sayfalık bir politika, kara taşımacılığıyla ilgili soruların çoğunu e-posta kutunuza ulaşmadan önce çözecektir.
‍

Havalimanı Yöneticisiyle Çalışmak
‍

Airport Executive, Londra ve Birleşik Krallık genelinde iş ve kurumsal müşteriler için lisanslı şoförlü araç hizmetleri sunmaktadır. Kurumsal hesaplarımız, özel olarak tasarlanmış birleştirilmiş faturalandırma, sabit güzergah fiyatlandırması ve kişisel asistanlar, seyahat yöneticileri ve seyahat müdürlerinin hayatını kolaylaştırmak için özel bir irtibat noktası sunmaktadır.

Ayrıca, 50'den fazla ülkede geçerli olan ortaklık anlaşmalarımız sayesinde, aktarmalı ulaşım düzenleme zahmetinden de kurtuluyorsunuz. Dolayısıyla, yöneticiniz Münih'te bir toplantıya veya Singapur'da bir konferansa gidiyor olsun, bize tek bir telefonla ulaşmanız, her iki uçtaki kara ulaşımını hallediyor.

Zamanınızın kıymetli olduğunu bildiğimiz için iletişimi basit tutuyoruz. Hızlı rezervasyonlar, güzergah güncellemeleri ve karmaşık çok aşamalı yolculuklar için WhatsApp üzerinden bize ulaşın; zahmetli çevrimiçi formlar, çift giriş veya karşılıklı yazışmalar yok. Sadece size gerçekten yardımcı olmak için burada olan kişilerle doğrudan ve verimli iletişim.

TfL Operatör Lisansı 402 altında faaliyet gösteriyoruz ve filomuz her yolculuk türüne ve yolcu sınıfına uygun Ekonomi, Business ve Birinci Sınıf kategorilerini kapsamaktadır.

Kurumsal hesap hakkında görüşmek veya rezervasyon yaptırmak için lütfen buradan bizimle iletişime geçin.

Airport Executive - Londra'nın Seçkin Şoförlü Araç Hizmeti

‍